P56. Expo(エキスポ)開催へ決して平坦でない道のり～そんなに簡単じゃなかったver～
前回の話が途中だったので、続きを書きます！
前回の記事はこちらから↓
paraguay-vidaloca23.hatenablog.com
【エキスポ開催までの道のり】
- 「何のためにやるのか？」という目的の明確化←［前回記事]
- TODOリスト作成
- 配属先グループミーティング
- 起業家への説明会実施
- フライヤー等のツール作成
- チラシ配り（外まわり）
- メディア出演
致命的な問題にぶち当たってます。
エキスポ開催まで、1ヵ月をきっているのに起業家が全然集まりません。
本当にピンチなのに、所長はのんきに頑張って集めよ～う！と言ってます！
「願っても集まらんもんは集まらんで」
「やらなかんこと実行せなあかんで」
↑心の中
今日ついに「いつまでに人数が集まらなかったら開催を延期する？」と今まで我慢していたことを話し合いました。
このままだと本当に延期になっちゃうだろうな・・
でも、来週いっぱいはできること全力でやろうと思っています。
あと、もし開催できなかったときの対応(事務的なことも、学びに生かす切り替えし方法)も考えます！
ということで、以下の出来事はちょっと前にさかのぼります。
TODOリスト作成
むちゃむちゃ大事なんです！
今回TODOリストをやろうと思ったきっかけは以下の通り。
・打ち合わせにて決まったことが明確化されていない。(形に残ってない)
・「いつまでにやる？」「だれが？」といった当たり前のことが決められない。
・前回の打ち合わせ内容が思い出せず、再度同じ話をする。
そもそも基本的なスケジュール管理を今回のエキスポを通して覚えてほしいと思いました。
その手法としてTODOリストを用いることに！
フォーマットはこちらで用意しました。
項目は左から、①やること②担当者③必要日数④期限
以下2点が大きな目標↓
・同僚とスケジュールを共有し、抜け漏れを防止する。
・優先順位をつけて仕事をし、期日を守る。
まず初めに、事前に準備したTODOリストフォーマットを使ってエキスポ開催にあたってのやるべきことを洗い出し、埋めていきました。
ベースとなるTODOリストは完成したものの、これからが問題です！
「運用」ができない！
作って終わり。になってしまうのです！
都度、TODOリスト開いて！と言わないと見ない！
毎度エキスポに関する打ち合わせがあるたびに開くように指示
実行できたことは消す
追加事項を記入する
というふうに手厚くガイドをしないといけない状態ではあります。
これで、思い付きの行動が減るといいのですが！
配属先グループミーティング
上記の通りTODOリストを使ってのミーティングをやり始めてからは、ミーティングが以前よりスムーズに進むようになりました！
言わないと見ないのが少し難点ですが、何度も言って慣れてもらうしかない！
起業家への説明会実施
この説明会は本当に最悪だった。
所長が当日体調不良で休み、同僚が説明することになったのですが、、
（そもそも1時間の説明会なんだから、這いつくばってでも来てよって思う私は残酷ですか？笑）
部長やMGがしんどいといって会議を休んでいるの見たことないので、、
そう！ここは日本ではない！！(笑)
今回、急遽説明する人が変わったという背景もあるのですが、説明会では(情報共有不足から)同僚が異なる情報を流してしまうという事態が起きました。
そのときの私は爆発寸前でしたが、もう過ぎた話なので省略します。
毎週打ち合わせしているのはなんだったんだろうと思いましたね！ｗ
フライヤー等のツール作成
エキスポ参加者を募集するためのツールとなるフライヤーを作成しています。
これは私がメインで担当！
協力してくれているイベント企画の人と共働作業。
ベース案をこちらで考え、それを形にしてもらう感じ。
facebook instagram等で2日に1度くらい投稿して、参加者を募集。
チラシ配り（外まわり）
外回りの仕事も最近は実施していて、街に出て起業家の店を回りチラシ配っています。
秘書である同僚をひっぱりだして二人で、あーだこーだ言いながら楽しくやってます。
1人30人目標で、メンバー4人だから合計120人の起業家へアタック！
今でやっと30人！
来週はメディアにも出演して宣伝予定です！！
とにかくできることは全てやる！
